EXIGENCIAS BÁSICAS DE LAS CARTAS COMERCIALES: PRESENTACIÓN

¿Es importante cuando se redacta una carta comercial el aspecto que ésta tenga? ¿Pueden ver los demás en una carta el reflejo de nuestra personalidad o la imagen de nuestra empresa?

Lo primero que hay que decir es que hoy en día ha cambiado el estilo de los escritos. Las fórmulas pomposas han dejado hueco a los tratamientos directos y concretos. Además, para la realización de escritos dentro de una empresa, se usa básicamente el procesador de textos, lo que simplifica muchísimo el trabajo.

A continuación te mostramos algunas de las exigencias básicas o más importantes a la hora de redactar una carta comercial:

• Lo más importante a la hora de la realización de cualquier documento comercial es el ASPECTO VISUAL. Es necesario no sólo que redactemos correctamente (sin faltas de ortografía o con buena expresión), sino que también el escrito tenga un aspecto que, en un primer vistazo, invite a la lectura. Además, ello generará una buena imagen de nuestra empresa.
  Por lo tanto, la presentación del escrito es fundamental, dentro de ella destacamos:
1. No puede haber tachaduras, erratas o faltas de ortografía y debemos usar correctamente los signos de puntuación. Será bueno repasar el escrito a su finalización y no fiarnos de los correctores automáticos.
2. En cuanto a la LETRA: no se deben usar muchos tipos de letras en un mismo escrito, ni tampoco muchos tamaños. Debe ser un tipo de letra de fácil lectura, los tipos de letras que más se usan o que se aconseja que se usen son: "Times New Roman" o "Arial", a un tamaño de 11 ó 12. En cuanto al interlineado dependerá de la longitud del texto; si es corto es mejor usar un interlineado de 1,5 o doble, si es muy largo, mejor usar el interlineado simple.
3. Se evitará el uso de abreviaturas.
4. Se puede usar el subrayado o la negrita para resaltar alguna parte concreta del texto.
5. No hay que apretar el texto dentro de la página, para ello podemos dejar un espacio entre un párrafo y otro.
6. Equilibrio entre los márgenes y el contenido del escrito.
7. El texto debe estar centrado y justificado a ambos lados.
8. El dorso o parte trasera de la página del escrito debe ir en blanco y si ocupa más de una página el membrete sólo lo ponemos en la primera.