miércoles, 30 de abril de 2014
PRINCIPIOS DE LA GESTION DE LA CALIDAD. ISO 9001. PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL
https://www.youtube.com/watch?v=Tu-LffvXw30
miércoles, 23 de abril de 2014
TEORÍA DE COMUNICACIÓN TERCER TRIMESTRE
Saluda.
Documento usado, tanto en
empresas públicas como privadas, para comunicar asuntos como: un nombramiento,
una toma de posesión de un cargo, invitar a un evento o agradecer algo.
No se usa demasiado, ya que es muy formal. Lo usan las empresas e instituciones con personas con
quienes mantienen (o quieren mantener) una relación amistosa, por lo que se
suele cuidar especialmente la presentación.
Algunas de sus normas de redacción son
las siguientes:
·
Se suele escribir en formato A4 (210 x 297 milímetros ).
·
No se firma ni se
sella.
·
Se redacta en tercera
persona.
·
Los márgenes
suelen ser de 2 cm (derecho e
izquierdo).
Partes
del saluda:
·
INICIO: estará formado por el cargo y los datos profesionales del remitente.
Por ejemplo: El presidente de Andalucía Vende, S.L.
·
SALUDA: se pone la palabra Saluda, en un tipo de letra
diferente (más
grande y de otro tipo) que el resto del texto, y en párrafo aparte.
·
CONTENIDO: en el que se incluye el nombre del destinatario (si
es un saluda individual; en el caso de que sea colectivo, el nombre simplemente
se suprime) y se le presenta alguna información o invitación, motivo real
de la misiva. Por ejemplo: y se complace en invitarle, en anunciarle, etc.
·
FINAL:
§
Si en la parte inicial del saluda no hemos puesto el
nombre del remitente, sino que solo hemos puesto su cargo: ahorapondríamos el nombre y
dos apellidos de la persona que lo emite en el centro de la hoja y en el
siguiente renglón y con minúscula una fórmula de despedida. Un
ejemplo de frase de despedida sería: “aprovecha la ocasión para expresarle el
testimonio de su consideración más distinguida”.
§
Si en la parte inicial del saluda sí hemos puesto el
nombre del remitente: ahora no lo volveríamos a poner, sólo pondríamos en el
centro de la hoja la fórmula de despedida, iniciándose en mayúsculas.
Nota interior.
La nota interior es un documento que se usa en las empresas para su comunicación interna,
es decir, entre sus trabajadores. A través de ella se realizan peticiones, reclamaciones o notificaciones
de un trabajador a otro o de un departamento a otro, de la misma empresa.
La nota interior no
debe ser un documento demasiado
formal, ya que no pretende dar una imagen de la empresa al exterior, sino
lograr una buena comunicación en su interior, por lo que debe ser cercana.
·
INICIO: en el que aparecerá:
§
El nombre de la empresa.
·
CUERPO: en el que se indica:
§
Asunto: donde indicamos brevemente, el motivo por el que
escribimos la nota.
·
CONTENIDO: en donde se desarrolla el motivo de la nota. No debe ser muy extenso.
·
FINAL:
§
Incluimos, si lo creemos necesario, una frase
de despedida.
§
Firma del remitente.
Memorando.
Documento interno, usado por
las empresas para intercambiar información entre departamentos o trabajadores
de una misma empresa. Se suele usar para comunicar algo o para,
dar alguna indicación o instrucción.
·
Debe ser breve
y conciso.
·
La información se debe indicar sin rodeos.
·
No se debe incluir información no necesaria.
·
No hay que usar expresiones negativas.
En cuanto a la estructura
del memorando, un formato puede ser:
·
INICIO:
§
Membrete de la empresa.
§
De: seguido del nombre y apellidos del emisor y/o
departamento.
§
Asunto: breve descripción del asunto.
·
CUERPO: es el desarrollo del asunto, teniendo en cuenta las anteriores
normas en cuanto a su redacción.
·
FINAL:
§
Despedida.
§
Firma.
Solicitud o instancia.
Documento usado para hacer
una petición a una Administración Pública. También se usa en el ámbito privado
pero con menor frecuencia.
Podemos usar una solicitud o instancia a una
Administración para solicitar,por ejemplo:
becas o ayudas, pedir certificados, pedir licencias de obras o solicitar la
participación en una oposición.
En el ámbito privado se
usan dentro de la empresa para solicitar alguna información a un superior.
Cuando la Administración prevé
que se van a presentar muchas instancias sobre un mismo tema, lo normaliza y
fija un modelo de solicitud específico. Por ello, la mayor parte de los organismos públicos disponen de impresos
de solicitud para los diferentes aspectos que se pueden demandar. Se debe
preguntar por su existencia y, si no los hay, podemos hacer la instancia
nosotros mismos.
La estructura de una solicitud no normalizada, suele ser la
siguiente:
§ Nombre y apellidos.
§ DNI, (persona física), o CIF,(persona jurídica).
§ Domicilio (donde recibir una posible respuesta).
§ Otrosdatos personalesnecesarios cuando la
solicitud lo requiera: estado civil, lugar y fecha de nacimiento, teléfono…
·
CUERPO: se compone de dos partes:
Exposición de motivos.
§ Se introduce con la expresión: EXPONE (3ª persona) o EXPONGO (en
1ª persona).
§ Se exponen los motivos o argumentos que fundamentan la solicitud.
Estos motivos se redactarán en párrafos distintos y se introducirán con la
palabra “Que”.
§ Finalizamos esta parte con alguna de estas expresiones: “De acuerdo
con lo anterior”, “y como consecuencia”, “Es por ello que”.
Solicitud
propiamente dicha.
§ Se introduce con la expresión: SOLICITA (3ª persona) o SOLICITO (1ª
persona).
§ Indicamos nuestra petición.
§ Si es necesario adjuntar algún documento, lo indicamos de la
siguiente forma: “A esta solicitud se le acompañan los siguientes
documentos”.
·
FINAL
§
Firma del solicitante.
§
Pie de página: en mayúsculas,
la autoridad y el organismo al que nos
dirigimos, así como la población y provincia en la que se ubica
(no se señala la dirección ni el nombre concreto de la persona). Si no sabemos a
qué cargo en
concreto debemos dirigir nuestra instancia, señalamos el cargo más alto del
organismo.
Informe.
Documento que
contiene información sobre una materia concreta y que refleja el
resultado de una investigación.
Tiene el propósito de dar a conocer
algo: presentando hechos y datos, su análisis e interpretación y que nos lleva a
ciertas conclusiones y recomendaciones.
Generalmente, el propósito del informe, como
su propio nombre indica, es informar.
Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales
como recomendaciones o sugerencias.
Estructura:
No tienen una estructura fija, tendrán que adaptarse
al contexto, a la persona que los redacta y al tipo de informe de que se trate.
Partes de la estructura:
1.
INICIO:
o
Título.
2.
ÍNDICE.
3.
INTRODUCCIÓN: resumen del contenido del informe. Indica, de
forma general, lo que contiene dicho informe.
4.
CONTENIDO: grueso del informe. Es lo que se ha estudiado y
analizado: la información obtenida, datos, gráficos, etc.
5.
CONCLUSIÓN.
6.
REFERENCIAS: se detallan las referencias usadas en el
informe, nombrando:
o
Autor, título del libro, editorial, lugar de
publicación y año.
o
Autor, revista, volumen, página y año.
Convocatoria
Documento mediante el cual citamos, de forma oficial,
a un grupo de personas a tratar un determinado asunto, en un lugar, fecha y hora determinados.
También se usa una convocatoria como una forma
de publicación para difundir información de interés general,
proveniente de una Administración Pública, como puede ser: la convocatoria de
puestos de trabajo, convocatoria de becas o convocatoria de oposiciones.
Para que las reuniones sean verdaderamente eficaces y
válidas,
deben convocarse formalmente y dirigirse a todos los asistentes, incluyendo la
siguiente información:
·
Fecha, lugar y hora de reunión.
·
Orden del día: relación detallada de los asuntos que se van a
tratar.
La estructura o partes
que componen una convocatoria, de forma general, son los siguientes:
·
INICIO: en el cual debemos incluir:
§
Membrete de la empresa.
§
La palabra CONVOCATORIA, o la expresión
“Se convoca a”.
·
CUERPO: Estará formado por el orden del día,
enumerado en el orden en que serán tratado los distintos asuntos que lo
componen.
·
FINAL:
§
Firma del Secretario o responsable.
Son modelos no normalizados, por lo que pueden variar; sobre todo según
el tipo de reunión que citen: si es convocatoria de una
empresa o de una comunidad de vecinos.
Certificado.
Documento
emitido por una Administración mediante el cual
se puede constatar un hecho, previa verificación por parte de la persona que lo expide.
·
La asistencia, participación u organización de un
curso, jornada o acto.
·
Los estudios realizados.
·
Los resultados académicos.
·
La experiencia profesional en
determinado campo.
·
La pertenencia a un grupo.
El certificado se emplea tanto en la Administración Pública
como en la empresa privada (por ej: para certificar la realización de unas
determinadas actividades por parte del trabajador).
A efectos administrativos y legales, el autor
y responsable del certificado es quien lo firma, no quien lo
redacta y lo produce físicamente. Por lo tanto, si se expide un certificado falso
él será el responsable.
La estructura
de
un certificado es la siguiente:
·
INICIO:
§ Membrete de
la empresa u organismo.
·
Palabra CERTIFICA.
·
CONTENIDO:
§ Su D.N.I.
§ El
hecho que origina el certificado.
·
CONSTATACIÓN: Una
vez comprobado y verificado el hecho que origina el certificado, se debe
constatar el mismo. Se suele usar la frase: “Y para que conste a los
efectos oportunos, expido el presente certificado, a petición del interesado”.
·
FINAL:
§ Sello
de la institución y firma de quien expide el certificado, que
da validez al mismo.
Autorización.
Documento a través del cual
se permite a una persona realizar aquello que previamente, por escrito o
no, ha solicitado, siempre y cuando cumpla con los requisitos
necesarios.
·
Permiso o licencia que concede el jefe a un
empleado, por cualquier motivo, tras haberla solicitado
previamente el mismo. No
existe un formato o estilo normalizado
para este documento; expresarlo con claridad,
brevedad y concisión.
Permiso o licencia que concede el jefe a un
empleado, por cualquier motivo, tras haberla solicitado
previamente el mismo. No
existe un formato o estilo normalizado
para este documento; expresarlo con claridad,
brevedad y concisión.
·
Licencia o representación que se le da a otra
persona para que realice un trámite en nuestro lugar. Junto con este
documento debe acompañarse la fotocopia
del D.N.I. del autorizante y su validez se limita a esta solicitud. La
autorización debe ir firmada por el autorizante y el acreditado debe
acreditar su identidad.
La estructura de
una autorización puede ser la siguiente:
·
INICIO:
§
Membrete de la empresa u organismo.
§
La expresión: Se autoriza a.
§
D.N.I. del beneficiario.
·
CONTENIDO:
§
Cosa o cosas a las que se le autoriza. (Si son varias es
mejor ponerlas en párrafos diferentes).
§
Los motivos de la ausencia son: y se describen dichos
motivos.
·
FINAL:
§
Persona y cargo de la persona que autoriza.
§
Firma de la persona que autoriza.
Acta.
Documento por el que
queda testimonio escrito de los hechos o acuerdos tomados en una reunión o
asamblea.
Da fe de los hechos desarrollados en reuniones, que previamente han
sido convocadas formalmente, así como de los acuerdos tomados en ellas, que se asientan por
escrito y que resulta importante registrar y conservar.
La anotación de lo acordado se hará siguiendo
el orden del día que figurará en la convocatoria a esa reunión.
Es el secretario, por medio de su firma, el
que se encarga de dar fe de ese documento. Igualmente, deben firmar los
restantes miembros que conforman el órgano que convoca la reunión.
Las actas deben ser APROBADAS.
·
Una única reunión; el último punto del
orden del día recogerá la lectura y aprobación de la presente acta.
·
Secuencia de reuniones (lo más usual). En la siguiente reunión, en el primer punto del
orden del día, se recogerá la lectura y aprobación del acta de la sesión
anterior.
Estructura:
o
INICIO se recogen:
§
Motivo por el que se celebra la reunión o tipo de reunión
(por ejemplo: Asamblea General).
§
Relación de los asistentes (o bien
una relación de asistentes y ausentes). Si el acta es escrita a mano, se suelen
poner en el margen izquierdo; en cambio, si es informatizada, suele formar
parte del cuerpo del acta. Asimismo, se indican los cargos que ocupan dentro de
la organización y se ordenan de mayor a menor jerarquía.
§
Orden del día (que será el mismo que se recogió en la
convocatoria de la reunión).
o
DESARROLLO recoge el desarrollo de la reunión, es decir,
los asuntos deliberados y los acuerdos tomados:
§
Si hay debates, se nombra a los que intervienen y se
sintetiza lo que dicen, así como las conclusiones a las que se llegan.
§
Si hay votaciones, se detalla lo que se vota y el
resultado de la votación.
o
CIERRE
§
Se usa generalmente una fórmula establecida, como: “Y
no habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión”.
§
Hora en que termina el acto.
§
Conformidad de los presentes mediante la firma
del presidente y del secretario.
Tipos de cartas comerciales.
La
carta comercial puede tener muchos modelos o
tipos distintos según la finalidad que tenga o según su contenido.
Modelos
de cartas comerciales que más se usan:
·
Cartas
de solicitud.
·
Cartas
de pedido.
·
Cartas
de reclamación.
·
Circulares.
·
Cartas
de ámbito general.
Cartas
de solicitud.
Se
solicita información sobre precios, ofertas,
catálogos o muestras a los
distintos proveedores para seleccionar aquel material
que más interese a la empresa solicitante.
·
Forma
de atraer nuevos clientes(los destinatarios las acogen muy bien).
·
Breves
·
Todos
los detalles necesarios de la información que queremos
conocer.
·
Primer
párrafo: pregunta
más importante.
Cartas
de pedido.
Se solicita a un proveedor que
nos envíe unas mercancías
determinadas.
·
Importantísimo: clara y sin fallos, que no
lleve a confusiones.
·
Todos los aspectos de la venta: artículo
(referencia o nombre),
cantidad, colores, precio, forma de pago, plazo de entrega, gastos de envío,
etc.
·
Deben
ser contestadas:
o
Para confirmar el pedido (si el proveedor acepta las
condiciones de venta). También puede devolver la misma carta firmada en lugar
de contestarla.
o
No se acepta el pedido:
§ Modificaciones o
cuestiones con las que no está de acuerdo.
§
Si va a haber algún retraso en la entrega.
Cartas
de reclamación.
Surgen como consecuencia del incumplimiento de
lo pactado.
ENVÍO
DE RECLAMACIONES:
·
Especificar qué
reclamamos y por qué.
·
Indicar
una solución al problema que originó la reclamación.
·
Lenguaje cortés, pero firme.
SE
RECIBE UNA RECLAMACIÓN:
·
Si tienen razón los reclamantes:
o Aceptar
la reclamación (de una forma indirecta, para no
mostrar que la empresa es demasiado ineficiente).
o Pedir disculpas.
o Explicación de las causas.
o Medidas para solucionarla.
o Comunicar que
nunca más se volverá a producir.
·
Si no tienen razón los reclamantes: debemos ser
firmes en nuestra respuesta y buscar argumentos sólidos para indicar en qué están
equivocados, pero siempre con mucho tacto.
Circulares.
Forma de correspondencia que se usa cuando un asunto
interesa o afecta a varias personas. Se manda el mismo
escrito a todas ellas y,
de esa forma, se ahorra tiempo.
Se pueden usar para comunicar, por ejemplo,
cambios de horarios, de dirección, cierre por vacaciones o ventas por correo.
·
Cuidar
mucho la presentación.
·
Dar
la sensación a cada destinatario, de que la
carta ha
sido escrita para él.
·
No existen normas
generales
para su redacción.
Cartas
de ámbito general.
Todas aquellas que no se
relacionan de forma tan directa con operaciones
de compraventa.
·
Publicitarias.
·
De agradecimiento.
·
A entidades
de crédito (solicitar cheques, por ejemplo).
·
De cobro (para hacer efectivas deudas pendientes).
·
De contabilidad (enviando letras de cambio para su aceptación, por ejemplo).
·
De acuse
de recibo.
La
carta comercial.
Para una empresa es esencial su comunicación con el exterior (clientes,
proveedores, entidades u organismos públicos), ya que de ello depende el éxito
de su negocio.
·
Ha
perdido parte de su importancia
(existencia de medios de comunicación más rápidos y directos).
Las cartas comerciales tienen una doble
finalidad:
·
Informar
y comunicarse con el exterior.
·
Son una tarjeta
de presentación de la empresa, transmitiendo una imagen de ésta al
receptor.
Por lo tanto, cuando en una empresa se redacta
una carta no sólo se debe pensar en transmitir una información sino también en
dar una imagen de nuestra empresa. Si queremos dar una
buena imagen debemos prestar especial atención a dichos aspectos.
Nociones
básicas de cartas comerciales.
Antes de empezar a escribir una
carta es necesario realizar una planificación previa. Para ello
debemos:
·
Establecer claramente el
objetivo que pretendemos conseguir con la carta.
·
Tener claro el
mensaje que se va a transmitir.
·
Organizar los contenidos.
·
Cuando vamos a comunicar un mensaje
agradable:
·
Es conveniente empezar la carta con
la idea principal.
·
Posteriormente se presentan
los datos.
·
Se termina con el recordatorio de
la idea central.
Cuando vamos a comunicar mensajes
desagradables o negativos:
1.
Razones que nos han llevado a esa noticia o situación negativa.
2. Presentación de los hechos y datos.
3. Idea principal.
4. Idea positiva.
Exigencias
básicas de las cartas comerciales: presentación.
·
Ha cambiado el estilo de los
escritos.
·
Paso de fórmulas pomposas a tratamientos directos y concretos.
·
Se uso el procesador de textos (simplifica el trabajo muchísimo).
Exigencias básicas o más
importantes a la hora de redactar una carta comercial:
·
ASPECTO VISUAL:
o
Redactar sin faltas de ortografía y con buena expresión.
o
El escrito debe tener un aspecto que, en un primer vistazo, invite a la lectura.
o
Todo ello genera una buena
imagen de
nuestra empresa.
·
PRESENTACIÓN
DEL ESCRITO:
o Uso correcto de los signos de puntuación.
o Repasar el escrito a su finalización y no fiarnos de los
correctores automáticos.
·
LETRA:
o
No muchos tipos de letras en un
mismo escrito, ni tampoco muchos tamaños.
o "Times New Roman" o
"Arial", tamaño de 11 ó 12.
o Interlineado; depende de la longitud del texto:
- Corto: interlineado de 1,5 o doble.
- Muy largo: mejor usar el interlineado simple.
o
Evitar uso de abreviaturas.
o
Se puede usar el
subrayado o la negrita para resaltar alguna parte concreta del texto.
o
No apretar el texto dentro de la
página; dejar un espacio entre un párrafo y otro.
o
Equilibrio entre los márgenes y el
contenido del escrito.
o
El texto debe estar centrado y
justificado a ambos lados.
Otras
exigencias básicas de las cartas comerciales.
·
Exposición con claridad del mensaje
que se quiere transmitir, siguiendo una correcta estructura.
·
Márgenes que más se suelen usar:
- Izquierdo: de
- Derecho, superior e inferior:
de
·
Dar aspecto positivo a los escritos: usar el presente como
tiempo verbal, emplear un tono cordial o la sutileza para negar o rechazar
cosas. No se debe usar en exceso el gerundio.
·
Estilo dinámico y fácil de leer, sin usar fórmulas muy rebuscadas, ni muchas frases hechas.
·
FORMATO más común: estilo semibloque.
- Inicio de cada párrafo: sangría de
- Fecha y firma a la derecha.
- Si se usa más de
una página, deben ir numeradas en la esquina superior o inferior derecha.
Con el formato: página actual/total de páginas (por ejemplo: 3/4).
·
Forma de doblarse: en tres partes iguales (texto hacia el interior y membrete hacia
el exterior).
Estructura
de la carta comercial.
Estas normas no son de obligado cumplimiento.
La ESTRUCTURA de
la carta comercial es la siguiente:
1.
ENCABEZAMIENTO O INICIO.
2.
CONTENIDO.
3.
CIERRE.
Encabezado
o inicio.
Abarca la parte superior de la carta. Tiene las siguientes partes:
·
MEMBRETE: en la parte superior
de la carta (o en el centro o a la izquierda). Transmite la imagen de la
empresa.
o Logotipo o imagen identificativa de
la empresa.
o Nombre de la misma
o Dirección postal
o Correo electrónico
o Teléfono y fax.
·
FECHA: en la parte derecha. Se le suele poner delante el nombre de la localidad, aunque si éste
aparece en el membrete, mejor no repetirlo. Se suele escribir completa y sin abreviar, y el nombre del mes
en minúsculas. Ejemplo: 20 de enero de 2012.
·
DESTINATARIO: parte izquierda de la hoja, poco más bajo que la fecha. Si el
sobre es de ventanilla, a la derecha para que cuando metamos la carta en el
sobre, el destinatario se pueda ver con facilidad.
Datos: nombre y dirección completa y si es necesario, a la persona
a quien va dirigido el escrito ( A/A y nombre).
·
REFERENCIA: sirve para identificar la carta o hacer referencia a aquella a
la que contestamos. Se sitúa en la parte izquierda, debajo del destinatario.
Podemos encontrar las siguientes referencias:
o s/ref.: datos de la carta recibida y que
respondemos.
o s/escrito: fecha del escrito al que nos
referimos.
o n/ref.: indicación de quién envía la
carta.
o n/escrito: fecha del último escrito que
hemos enviado referente al tema.
Normalmente, detrás de esas
abreviaturas se suele poner las iniciales del responsable de
la carta en mayúsculas, una barra, y las iniciales
de quien la redactó en minúsculas.
·
ASUNTO: breve resumen del motivo de la carta. Se sitúa en el margen izquierdo,
sin sangría.
Contenido.
o SALUDO: fórmula de cortesía dirigida al
destinatario y que se emplea inmediatamente antes del texto de la carta. Se
sitúa debajo del asunto, al margen izquierdo, sin
ninguna sangría y seguido de dos puntos.
"Muy señor /señores mío/s (o nuestro/s)" está
anticuada. Las principales formas de
saludo son las siguientes:
§ Señor: dirigido a una persona.
§ Señores: dirigido a varias personas o a
una organización.
§ Estimado señor (o Estimados señores):
cuando existe cierto grado de amistad.
§ Distinguido señor (o Distinguidos
señores): cuando se trata de una persona con categoría social.
§ Distinguido amigo: si a la persona además la
conocemos.
§ Querido amigo: cuando se tiene bastante relación
con la otra parte.
No es
conveniente usar Sr. seguido del primer apellido, pues es muy agresivo.
o TEXTO O CUERPO: se expone lo que se desea
comunicar. Es lo más importante. Hay que poner cada asunto o idea en párrafos
distintos, separados por espacios y usar sangrías de 5 a 10 espacios al comienzo de
cada uno. Dentro del texto o cuerpo se distinguen varias partes:
§ Introducción: captar la atención del
destinatario. Breve introducción del tema de la carta. Normalmente se usan
frases ya definidas, según el contexto de la carta:
§ En respuesta a su carta del....
§ En relación a su....
§ En referencia a...
§ Es de nuestro agrado comunicarles...
§ Una vez estudiada su petición, le comunicamos...
§ El motivo de nuestra carta es...
§ Desarrollo: desarrollo de la idea básica o
motivo de la carta. Hay que evitar poner varios asuntos en una misma carta o,
si se hace, que estén relacionados. Hay que evitar párrafos extensos.
§ Conclusión: breve
párrafo en el que se resume el contenido de la carta. Debe ser recordatorio y
que convenza al destinatario.
Cierre.
o DESPEDIDA: frase breve, que debe coincidir
con el tono del saludo y del resto de la carta. Se sitúa a dos espacios de la
última línea del texto y usando sangría de 5 a 10 espacios. Detrás de la despedida se pone
una coma. En la actualidad se usan fórmulas más simples y menos pomposas, como las
siguientes:
§
Atentamente.
§ Reciban un cordial saludo.
§ Sin otro particular, le saluda atentamente.
§ Dándoles las gracias por anticipado, reciban un cordial saludo.
§ En espera de sus noticias, le saluda atentamente.
o ANTEFIRMA: parte derecha de la carta
comercial, debajo de la despedida. Cuando una carta se firma en nombre de una empresa, se incluye la antefirma encima del nombre del
firmante. La antefirma se compone del nombre de la sociedad y también se puede añadir el cargo del firmante. Se puede incluir debajo de la antefirma las abreviaturas: P.P. (por
poder), P.A. (por autorización)
o P.O. (por orden).
o FIRMA: rúbrica del responsable
del contenido de la carta, aunque no la haya escrito
personalmente. Debajo de la antefirma y debajo de ella se escribe la
abreviatura Fdo.: (firmado) y el nombre y apellidos del firmante.
o ANEXOS: se usan cuando se adjuntan a la
carta otros documentos escritos, como por ejemplo: cheques, letras de cambio o
facturas. Se sitúa a la izquierda de la carta, escribiendo la palabra Anexo,
seguida de dos puntos y los documentos que se adjuntan. Por
ejemplo: Anexo: Cheque nº 2145, por 500 euros.
o POSTDATA: si se ha omitido algún dato a lo
largo de la carta, se puede incluir aquí. Se situará debajo de los anexos, en
la parte izquierda, con la palabra postdata: o P.D.: No
conviene usarla ya que da la sensación de que somos poco efectivos, ya que
olvidamos cosas.
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